De huidige secretaris van (scriba) van de Voorhofgemeente treedt na een ambtsperiode van 9 jaar af De Kerkenraad is daarom met spoed op zoek naar een opvolger. Dat mogen er 2 zijn, in een duobaan . Wij denken daarbij ook aan een splitsing van de taken een secretaris I (scriba) en een secretaris scriba II Bijgevoegd is een taakomschrijving voor beide functies. Nadere informatie bij de huidige scriba Guus Wateler ; (033)2865772 of email scribaat [apenstaartje] pkndevoorhof.nl
20mrt 2013, update 25 0614
Taken Secretaris/ Scriba I (Beleid)
Ouderling met bijzondere opdracht
Algemeen
Gevoel voor organisatie, teamworker, schriftelijke vaardigheden, vrij veel tijd ter beschikking
spin in het web willen zijn, openbaar kunnen optreden, goede contactuele eigenschappen
Taken in grote lijnen
- Aanwezig zijn bij Grote en Kleine kerkenraadsvergaderingen
- Begeleidt notulist(e) kerkenraad en draagt zorg voor besluitenlijsten
- Verslag van vergaderingen verzorgen voor De Schakel.
- Organiseren van gemeenteavond
- (Beleidsmatige) ondersteuning Actie Kerkbalans(o.a. opzet en verwerking tweejaarlijkse enquête, folder e.d.)
- Coördinatie bij het opstellen van begrotingen, jaarrekeningen en kascontroles In samenwerking met betrokken taakgroepen
- Het meewerken aan opzet kerkenraadsdag
- Meedenken met taakgroepen over beleid en ondersteunen bij het maken van werkplannen.I.c. Aansturing en ondersteuning bij opstellen opstellen van de werkplannen.
- Bijhouden en verzorgen van de website; taakgroepen hierbij ondersteunen en verbindende rol
- Route aangaande permanente educatie inplannen en begeleiden (jaargesprek, scholingsplan, etc.)
- Rondzenden relevante classicale ( besluit- resp. actie- ) stukken...Coproductie met scriba II
- Bewaken afvaardiging ( vervanging )
- Organisatie Visitatie (uitnodigingen, verslag etc.)..Coproductie met scriba II
- Rol bij aan- en verkoop van pastorieën, notariële zaken, kerkelijk bezit, testamenten.
Secretaris /Scriba I is in opdracht van de kerkenraad en volgens de kerkorde bevoegd en gemachtigd tot ondertekening van stukken aangaande bankvolmachten, notariële zaken, arbeidsovereenkomsten en huurcontracten.
Taken Secretaris/ Scriba II (administratief) in grote lijnen
Algemeen
Organisatorisch gevoel, administratief, gestructureerd kunnen werken , teamworker ( overleg en samenwerking)
Mogelijk : maar niet direct nodig: Ambtsdrager dus ouderling met een bijzondere opdracht
- In principe aanwezig bij moderamen en kerkenraadsvergaderingen: in overleg /afwisseling met scriba I
- Vervanger notulist
- Binnenkomende en uitgaande post verzorgen
- Postlijst maken voor kerkenraadsvergaderingen
- Agenda kerkenraad verzorgen
- Rondzenden agenda met vergaderstukken en later notulen
- Roosters kerkdienst, met rondzending ev. in samenwerking met webmaster
- Dienstrooster kerkenraadsleden opstellen
- Kerkenraadsledenlijst maken (inclusief vacaturelijst)
- Kerkenraads- en activiteitenkalender bijhouden...Coproductie met scriba I
- Periodiek ( 1 * pjr) nieuw inlegvel Informatiegids maken.
- Coördineert (elke twee jaar) de samenstelling van een nieuw uit te geven Informatiegids..Coproductie met taakgroepen en scriba I.
- Activiteitenkalender opstellen bijhouden en communiceren met derden belanghebbenden bijv. redactie De Schakel, Zondagbrief, Samenspraak en de Woudenberger.
- Tijdschriften laten circuleren, bijhouden of er genoeg exemplaren zijn
- Het bijhouden van cursusinformatie en doorgeven aan de betreffende taakgroepen
- Geeft vanuit moderamen taken door aan Scriba I (Beleid)
- Bijhouden van de protocollenmap en in concept aanleveren van nieuwe protocollen
- In september de voorzitters attenderen op het actualiseren van de protocollenmap
- Bijhouden van de vrijwilligerslijst..In oktober de voorzitters attenderen op het actualiseren van de vrijwilligerslijst
- Kast en Bakjes in consistoriekamer bijhouden